Väistyvän puheenjohtajan terveiset uudelle hallitukselle

Olen toiminut kansallisessa Drupal-yhdistyksessämme hallituksessa koko sen olemassaolon ajan, ensin hallituksen jäsenenä ja vuodesta 2012 hallituksen puheenjohtajana. Luovutan tänään puheenjohtajan paikkani seuraavalle eli en ole käytettävissä valittaessa yhdistyksen uutta vetäjää.

Syinä päätökseen ovat tarvittavan ajan puute ja toisaalta myös se, että mielestäni nyt on hyvä aika antaa vetovastuu uusille ihmisille. Aion toki jatkossakin osallistua yhdistyksen tavoitteen edistämiseen, eli suomalaisen Drupal-yhteisön kilpailukyvyn vahvistamiseen muiden ekosysteemien kanssa kilpailtaessa.

Seuraavassa kerron omat terveiseni tulevalle hallitukselle. Näiden avulla toivon herättäväni keskustelua yhdistyksen tavoitteista ja toimintasuunnitelmasta, mutta myös antaa käytännön työkaluja yhdistyksen toiminnan tehokkuuden varmistamiseksi.

Muistakaa, miksi yhdistys on olemassa
Lainaus yhdistyksen perustamisasiakirjasta: “Yhdistyksen tarkoitus on edistää Drupalin tunnettuutta ja käyttöä Suomessa, sekä edistää jäsentensä verkostoitumista.” Tavoite on kirjattu vuonna 2009 ja mielestäni pätee edelleen erinomaisesti. Miettikää konkreettisia keinoja tarkoituksen edistämiseksi. Miten tunnettuutta edistetään? Teemmekö nyt oikeita asioita ja voisimmeko toimia fiksummin yhteisen etumme puolesta. Omasta mielestäni keskitymme hiukan liikaa vakiintuneen ydintiimin verkostoitumiseen ja unohdamme helposti, että sisäänpäin katsomalla ei laajenneta Drupalin markkinaosuutta ja voiteta puolellemme uusia Drupal-käyttäjiä tai kehittäjiä.

Kohdelkaa kaikkia tasapuolisesti
Voittoa tavoittelemattoman yhdistyksen toiminta on oltava läpinäkyvää. Yhdistyksen johdossa on jatkossakin ihmisiä, jotka tekevät Drupalia työkseen ja yritykset ovat näin ollen voimakkaasti edustettuna päätöksenteossa. Tämä on sinänsä hyvä asia, mutta edellyttää erityistä huolellisuutta päätöksenteossa ja viestinnässä. Jos näyttää siltä, että avainhenkilöt ajavat omaa ja yrityksensä etua enemmän kuin Drupalin etua, yhdistys on vaarassa jakaantua osiin. Konkreettisena esimerkkinä on yritysten näkyvyys yhdistyksen tapahtumissa, kuten Drupalcampeissa. Sekä hallituksessa edustettujen (nykyisin pääosin Druid, Exove, KWD Digital ja Wunderkraut) että hallituksen ulkopuolisten yritysten mahdollisuus osallistua tapahtumien sponsorointiin on oltava yhtäläinen. 

Ensi viikolla järjestettävän Drupalcampin tapauksessa tasapuolisuus ei oikein toteutunut. Yksittäisenä asiana se ei ole vaarallinen, mutta vastaavaa virhettä ei pidä toistaa. Muuten yhdistys menettää vaikuttavuutensa ja yhteisön tuen. Muistakaa jälleen yhdistyksen tarkoitus ja koittakaa erottaa se yritysten tavoitteista.

Miettikää sopiva koko hallitukselle
Tänään toimikautensa päättävässä hallituksessa on sääntöjen sallima maksimimäärä jäseniä (puheenjohtaja mukaan lukien 11 henkilöä). Tämä on itsessään erinomainen asia, sillä se osoittaa ihmisten kiinnostuksen yhdistyksen toimintaa kohtaan. Samalla yhdistyksen toiminnasta tuli kuitenkin vaikeaa, kommunikoinnista haasteellista ja vastuunotosta vähäisempää kuin aiemmin. Miettikää, ajaisiko pienempi hallitus oikeasti tehokkaammin yhdistyksen asiaa. Samalla tulee huolehdittua myös viestinnästä paremmin, koska kaikki kiinnostuneet eivät ole mukana hallituksessa.

Sopikaa kokoukset etukäteen
Konkreettinen parannusehdotus päättyvään toimikauteen verrattuna: sopikaa kaikki hallituksen kokoukset seuraavan toimikauden ajalle jo tänään kun uusi hallitus on kasattu. Näin toimintaan tulee säännöllisyyttä ja selkärankaa. Toivottavasti myös kalenteriongelmat vähenevät päällekäisten varausten vähetessä.

Dokumentoikaa tehdyt päätökset
Miettikää käytäntö kaikista kokouksista tiedottamiseen. Yksinkertainen tapa voisi olla lisätä kokousmuistio tai ainakin listata keskustellut asiat aina heti kokouksen jälkeen tänne drupal.fi:hin. Tällöin myös kokouksien ulkopuoliset ihmiset tietävät, mistä on keskusteltu ja mitä on päätetty. Sisällöstä on myös helppo keskustella hallituksen ulkopuolisten ihmisten kanssa Drupal.fi:n kommenttiosiossa.

Kiitos kaikille osapuolille hyvästä yhteistyöstä ja talkoohengestä viimeisen viiden vuoden ajalta! Nähdään illalla vuosikokouksen merkeissä Exovella.

Joonas Kiminki